[сценарий Скиллсет Офис]
/ИИ-ассистент руководителя: подготовка к встречам и решениям
Перед рабочей встречей нужно собрать изменения, поднять прошлые договорённости и понять, каких решений ждёт команда. Эту подготовку можно поручить ИИ.
Разберём, какие данные ему дать и как оценить результат. В Скиллсет Офисе с проектами и задачами помогает Алексей — цифровой проджект-менеджер.
[четыре задачи]
что поручить помощнику перед встречей и после неё
Собрать изменения к встрече
Что завершили после прошлого разговора, что изменилось в плане и где не хватает ответа участника.
Выделить вопросы для решения
Что требует выбора руководителя: приоритет, срок, объём работы или согласование с другой командой.
Поднять нужные материалы
Задачи, документы и прошлые договорённости по вопросу. Если данных нет, это должно быть видно в подготовке.
Оформить поручения после встречи
Кто делает, что должно получиться и к какой дате. Участники должны согласовать поручение до начала работы.
[пример задания помощнику]
подготовь разбор проекта к еженедельной встрече
Используй задачи проекта, комментарии к ним и решения прошлой встречи за последнюю неделю.
Раздели завершённые работы, задержки и вопросы, по которым нужно моё решение.
По каждому вопросу укажи задачу и последнюю договорённость. Если причина задержки неизвестна, добавь вопрос исполнителю.
Короткая повестка: вопрос, основание и решение, которое требуется принять.
Это пример постановки задания. Состав источников и действий зависит от выбранного помощника.
[с чем сравнивать]
какой тип помощника выбрать
Чат для разового вопроса
Достаточен, если нужно разобрать документ или подготовить повестку. Проверьте, какие материалы разрешено передавать выбранному сервису.
Ассистент в рабочем инструменте
Полезен, когда вопросы относятся к данным одной системы. Важно проверить, видит ли он комментарии, документы и историю изменений.
Цифровой сотрудник Офиса
Работает рядом с проектами, задачами и материалами команды. Общение с ним можно продолжить в том же пространстве, где ведётся работа.
[как начать]
проверьте пользу на одной встрече
Повторяющаяся встреча
Выберите один еженедельный разбор, к которому сейчас готовите сводку вручную.
Вопросы повестки
Заранее перечислите, что нужно узнать: изменения за неделю, открытые вопросы и решения, которые ждёт команда.
Период и источники
Укажите даты, проекты и материалы для подготовки. Старая сводка не должна подменять текущее состояние работы.
Один контрольный пример
Возьмите встречу, факты по которой вам хорошо известны. Проверьте пропуски, выдуманные причины и неверные ответственные.
Время на проверку
Сравните ручную подготовку со временем на получение и исправление сводки ИИ. Сам объём текста не показывает пользу.
Работа после встречи
Проверьте, что согласованные поручения стали задачами, а участники понимают, чего от них ждут.
[совместная работа]
Офис готовит — руководитель решает
- СамСобирает доступный контекст настроенного процесса и готовит следующий шаг.
- После подтвержденияВыполняет действие, которому требуется управленческое решение человека.
- КомандаВидит задачу, ответственного, срок и историю решения в одном рабочем пространстве.
- РезультатСледующий шаг не остаётся в переписке — он превращается в управляемое действие.
[вопросы]
что важно уточнить заранее
Чем ИИ-ассистент руководителя отличается от обычного чат-бота?
Название не гарантирует разницы. Сравнивайте, откуда помощник берёт данные, какие действия выполняет и где сохраняется результат. Для разового разбора документа может хватить обычного чата.
Какие действия выполняются без подтверждения?
Офис может собирать доступный контекст и готовить черновик следующего шага. Действия, которым нужно управленческое решение, сначала показываются человеку на подтверждение.
Можно ли подключить любую CRM, почту или 1С?
Нет, универсального подключения нет. В частности, готовые интеграции Офиса с Битрикс24, amoCRM и 1С сейчас не доступны. Состав источников для вашего сценария нужно определить до запуска.
Нужен ли VPN?
Нет. Офис работает в браузере без VPN, а доступ к данным разделён по организациям и ролям.
Как попробовать сценарий?
Интерактивное демо доступно без регистрации и использует демонстрационные данные. Доступ к закрытой бете предоставляется по заявке.
[следующий шаг]
посмотрите сценарий или запросите доступ
Посмотрите диалог с Алексеем в демонстрационном проекте. Для знакомства с закрытой бетой расскажите, к какой встрече вам нужна помощь с подготовкой.